Herken je dat? Dat je het voor je gevoel altijd maar druk hebt. Je bent constant aan het rennen om al het werk gedaan te krijgen, maar loopt telkens weer achter de feiten aan. Je voelt niet dat je controle hebt over jouw agenda. Je houdt constant je mailbox in de gaten of die collega die toch nog even een vraag stelt en je weer van je werk haalt. Je blijft je telefoon checken op berichten en reageert direct als er weer een nieuw bericht binnen komt. Je laat je (vaak) leiden door de waan van de dag en denkt regelmatig aan het einde van de dag: “wat heb ik nu eigenlijk allemaal gedaan vandaag en hoe productief was ik?”

Prikkels
Vandaag de dag komen er elke seconde 11 miljoen bits aan informatie binnen in onze hersenen. Ons hoofd staat vrijwel altijd aan. Mark Tigchelaar schrijft, dat we in ons brein een personal assistent hebben, die de hele dag selecties maakt van prikkels, die de moeite waard zijn om naar ons bewustzijn door te zetten. Ons denkbrein kan aan 1.400 woorden per minuut denken en maakt hier altijd 100% gebruik van. Het gemiddelde leestempo ligt op 250 woorden per minuut en het gemiddelde spreektempo ligt op 125 woorden per minuut. Je kunt je dus voorstellen dat ons brein altijd op zoek wil gaan naar nieuwe prikkels als het niet genoeg uitdaging krijgt.

Verslaving
Ons brein is zogezegd verslaafd aan nieuwe prikkels. Vandaar dat we onze telefoon telkens pakken om updates van mails en appjes te checken. Zo’n rood bolletje rechtsboven in het icoontje van de app maakt je nieuwsgierig. Je wilt weten wat er is, wie wat geschreven heeft, welk nieuws je nu weer toegestuurd hebt gekregen. Er wordt telkens een klein stofje (dopamine) in onze hersenen aangemaakt, zodra we een nieuwe prikkel krijgen. Hoewel dat een euforisch gevoel geeft, heeft dat een nadelig effect op onze productiviteit. Niet de telefoon is verslavend, maar WEL de plek die jij je telefoon geeft in je (werk)leven.

Multitasken
Het idee dat multitasken slecht is, is inmiddels achterhaald volgens Mark Tigchelaar. Het is juist een fantastische manier om meer focus te krijgen en om in de flow te komen. Mits je het op de juiste manier doet. Tegelijkertijd; we doen het al de hele dag. We kunnen niet-níet multitasken. De vraag is alleen: ben je slim aan het multitasken?

Op een dag wisselen we gemiddeld 48 keer tussen taken. Het is natuurlijk een goede eigenschap dat je jouw collega’s wilt helpen zodra ze iets vragen of je direct in actie wilt komen zodra klanten contact opnemen. Als je dat structureel doet, dan ben je helaas vaak zelf “het kind van de rekening”. Telkens wanneer je bezig bent met een complexe taak, maar je afgeleid wordt en jouw gerichte aandacht uitgaat naar iets anders, ontstaat de volgende situatie: de ene helft van je hersencapaciteit zit nog bij de complexe taak en je andere helft is al bij die mail die je snel wilt beantwoorden. Je denkt, “ach vooruit”. Na dat ene mailtje ben toch in je inbox en pak je nog even twee mailtjes op, die je kort kunt beantwoorden. Op het moment dat je dan weer teruggaat naar je complexe taak is jouw hersencapaciteit nog gevuld met de afleidende mailtaken. Wanneer we wisselen tussen taken duurt het 50% langer om de taak af te ronden. Dit noemen ze ook wel switchtasken.

De essentie is dat multitasken goed is, mits de tweede taak die je er naast doet geen bewuste aandacht vraagt. Bij switchtasken vraagt de tweede taak dus wel bewuste aandacht en dit maakt dat je brein zichzelf uitput.

Tips
Ons brein heeft tijd nodig om alle prikkels en informatie te verwerken, daar wordt in deze tijd te weinig aandacht aan gegeven. Zelfs als je naar de wc gaat, neem je de telefoon mee. In de pauzes zie je mensen al wandelend hun telefoon checken. Het altijd maar ‘aan’ staan en het gebrek aan “ontfocussen “zorg ervoor dat ons brein de informatie niet kan ordenen en (mede) daardoor raakt je hoofd vol. Dus hoe kun je zorgen dat jouw brein productief voor jou blijft werken?

Hieronder volgen enkele tips:
• Plan iedere dag een wandelpauze in (zonder telefoon).
• Kijk even naar buiten en ga mijmeren.
• Zet al je notificaties uit van je telefoon.
• Het beste is om je telefoon niet in het zicht te hebben liggen op jouw bureau.
• Als je toch de behoefte voelt om jouw telefoon of mail te checken, zeg dan tegen jezelf: dat mag over 5 minuten. Dan train je jezelf om in een langere spanningsboog te werken.
• Ruim je bureau volledig op. Focus en minimalisme gaan heel goed samen. Alles wat om je heen ligt in je omgeving wordt gescand door je ogen. Er wordt continu een besluit gemaakt: is het belangrijk voor mij of niet? Dus hierdoor geef jij je brein ook rust.
• Plan jouw creatieve denkprocessen in de ochtend, dan ben je het scherpste.
• Bepaal themadagdelen in jouw werk en bundel jouw taken, waardoor je minder hoeft te wisselen van onderwerp, waardoor je beter gefocust blijft.
• Bepaal de tijdsduur voor jouw taken en zet een timer, dit maakt dat beter wordt in plannen en jouw brein minder afgeleid kan worden.
• Maak tijdens een overleg doodles (nutteloze tekeningen) daardoor wordt de informatie beter opgenomen in jouw brein.

Door op deze manier invulling te geven aan je (werk)dag weet ik zeker dat je om 18.00 uur terug zult kijken op een productieve en waardevolle dag. Heb jij het lef om je patronen te doorbreken en nog productiever te worden?

Over Mayke Langenhorst
Mayke startte haar carrière als HR-professional na haar HBO-studie HRM en Universitaire opleiding verandermanagement. Sinds 2012 is ze eigenaar van ML coaching. Ze heeft haar levensverhaal “versmolten” met haar werk als business- en loopbaancoach. Zij is het levende bewijs dat je altijd in jezelf moet blijven geloven en onmogelijke doelen voor jezelf mag stellen. Mayke coacht ambitieuze professionals die een transformatie willen doormaken van een (werk)leven geleidt in door waan van de dag naar een het (werk)leven vanuit volledige eigen regie. Dus persoonlijk leiderschap tonen en het werkleven creëren dat ze ECHT willen leiden.

Dit artikel heeft gestaan in NRC Carrière.